1. Chi tratta i tuoi dati
Titolare del trattamento e' Alma Technology S.r.l., con sede legale in Largo Somalia 62, 00199 Roma (RM), partita IVA e codice fiscale 11614961008, PEC almatec@pec-mail.it (di seguito il «Titolare»), che fornisce il servizio LexCloud raggiungibile all'indirizzo https://app.lexcloud.it.
Per esercitare i tuoi diritti o per qualsiasi domanda su questa informativa: support@lexcloud.it.
Il Titolare non ha nominato un responsabile della protezione dei dati. Le richieste in materia di protezione dei dati sono gestite dal referente privacy raggiungibile all'indirizzo support@lexcloud.it.
2. Quali dati trattiamo e perche'
| Categoria di dati | Finalita' | Base giuridica | Conservazione |
|---|---|---|---|
| Dati di registrazione e di account: indirizzo email, password (in forma non leggibile), nome e cognome, dati dello studio, recapiti, eventuale codice fiscale e partita IVA | Creazione dell'account, autenticazione, erogazione del servizio, assistenza | Esecuzione del contratto — art. 6.1.b GDPR Il servizio e' gratuito, ma resta un contratto |
Per tutta la durata dell'account e per 12 mesi dalla sua chiusura |
| Conferma dell'indirizzo email: data di invio, apertura e conferma del messaggio di attivazione | Verificare che l'indirizzo appartenga davvero a chi si registra, impedire l'apertura di account con l'email altrui, contrastare le registrazioni automatiche | Esecuzione del contratto — art. 6.1.b Legittimo interesse alla sicurezza — art. 6.1.f |
24 mesi |
| Dati d'uso e log tecnici: indirizzo IP, data e ora di accesso, browser, esiti dei tentativi di accesso e di registrazione, errori applicativi | Sicurezza del servizio, diagnosi dei malfunzionamenti, prevenzione degli abusi, ricostruzione degli incidenti | Legittimo interesse del Titolare alla sicurezza dei sistemi — art. 6.1.f | 12 mesi, salvo conservazione piu' lunga se necessaria per accertare un abuso o un incidente |
| Comunicazioni di servizio: messaggi inviati, aperture e clic sui collegamenti contenuti | Recapitare avvisi indispensabili (attivazione, reimpostazione password, avvisi di sicurezza, esiti dei depositi telematici) e verificare che siano arrivati | Esecuzione del contratto — art. 6.1.b | 24 mesi |
| Comunicazioni informative su novita' e funzioni del servizio | Informarti sugli sviluppi di LexCloud | Legittimo interesse — art. 6.1.f, con possibilita' di opporsi in ogni momento tramite il collegamento di disiscrizione presente in ogni messaggio | Fino alla tua opposizione |
| Richieste di assistenza e relativa corrispondenza | Rispondere e tenere traccia della richiesta | Esecuzione del contratto — art. 6.1.b | 24 mesi dalla chiusura della richiesta |
| Credenziali di collegamento ai servizi che scegli di attivare (calendario e rubrica Google, casella Microsoft, caselle di posta e PEC, certificati di firma) | Far funzionare l'integrazione che hai attivato | Consenso — art. 6.1.a, revocabile in ogni momento disattivando l'integrazione | Fino alla revoca o alla disattivazione dell'integrazione |
Non e' previsto alcun processo decisionale automatizzato che produca effetti giuridici sul tuo conto, ne' attivita' di profilazione ai sensi dell'art. 22 GDPR.
3. Conferimento dei dati
I dati contrassegnati come obbligatori nel modulo di registrazione sono necessari per creare l'account: senza di essi il servizio non puo' essere erogato. Tutti gli altri dati sono facoltativi e la loro mancanza comporta al massimo l'indisponibilita' della singola funzione.
4. A chi comunichiamo i dati
I tuoi dati non vengono venduti, ceduti o comunicati a terzi per finalita' loro proprie. Sono accessibili al personale autorizzato del Titolare e ai fornitori che trattano i dati per suo conto, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, qui indicati per categoria:
| Fornitore | Attivita' | Luogo del trattamento |
|---|---|---|
| Fornitori di servizi di hosting e infrastruttura | Ospitalita' del server applicativo, della banca dati e dell'archivio documentale | Unione Europea |
| Fornitori di servizi di posta elettronica | Invio e ricezione delle comunicazioni di servizio | Unione Europea |
| Fornitori di servizi di intelligenza artificiale | Riconoscimento ottico dei documenti e funzioni assistite da intelligenza artificiale (redazione di bozze, estrazione di dati), attivate puntualmente dall'utente | Unione Europea e Stati Uniti (extra UE) |
| Google Ireland Ltd. | Sincronizzazione calendario e rubrica — solo se l'utente la attiva | Unione Europea, con possibili trasferimenti negli Stati Uniti (extra UE) |
| Microsoft Ireland Operations Ltd. | Accesso alla casella Outlook/Microsoft 365 — solo se l'utente la collega | Unione Europea, con possibili trasferimenti negli Stati Uniti (extra UE) |
| Namirial S.p.A. | Firma elettronica e certificati per il deposito telematico | Italia |
L'elenco nominativo completo e aggiornato dei fornitori, comprensivo di quelli indicati per categoria, e' disponibile su richiesta scrivendo a support@lexcloud.it.
I dati possono inoltre essere comunicati all'autorita' giudiziaria o ad altre autorita' pubbliche quando la legge lo impone.
5. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea
L'infrastruttura principale di LexCloud — server applicativo, banca dati e archivio documentale — si trova all'interno dell'Unione Europea.
Alcuni fornitori indicati nella tabella precedente hanno sede negli Stati Uniti o possono trattare dati al di fuori dello Spazio economico europeo. Per questi trasferimenti il Titolare si avvale delle garanzie previste dall'art. 46 GDPR, in particolare delle clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione europea, e, dove applicabile, dell'adesione del fornitore al quadro EU-U.S. Data Privacy Framework. Puoi chiederne copia scrivendo al contatto indicato al punto 1.
6. Funzioni di intelligenza artificiale
LexCloud offre funzioni assistite da intelligenza artificiale (riconoscimento del testo dei documenti, redazione assistita degli atti, estrazione di dati dai fascicoli). Su questo punto vale quanto segue:
- l'intelligenza artificiale interviene solo quando sei tu ad attivarla su un documento o su un testo: non c'e' analisi automatica dell'intero archivio;
- il riconoscimento ottico dei documenti dei piani gratuiti avviene su un motore installato sui nostri server, senza che il documento esca dall'infrastruttura;
- i fornitori di intelligenza artificiale sono configurati in modo da non conservare i testi e i documenti inviati oltre il tempo strettamente necessario a produrre la risposta, e non li utilizzano per addestrare i propri modelli;
- prima dell'invio, i codici fiscali e le partite IVA delle parti sono sostituiti da codici provvisori: i valori reali vengono reinseriti nella risposta solo all'interno di LexCloud;
- quando l'intelligenza artificiale prende spunto da atti di altre pratiche dello studio, nomi e dati identificativi di quelle pratiche vengono rimossi prima dell'invio;
- l'amministratore dello studio puo' disattivare le funzioni di intelligenza artificiale: in tal caso anche il riconoscimento ottico dei documenti avviene solo sui nostri server;
- i risultati prodotti dall'intelligenza artificiale sono bozze. Restano soggetti al tuo controllo professionale e alla tua responsabilita': vedi l'art. 6 dei Termini di servizio.
Se il documento su cui usi queste funzioni contiene dati dei tuoi assistiti, ricordati che sei tu il titolare di quel trattamento: valuta se e' compatibile con il segreto professionale e con l'informativa che hai reso al tuo assistito. La pagina Trattamento dei dati dello studio descrive le garanzie che LexCloud ti offre a questo scopo.
7. Come proteggiamo i dati
Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio ai sensi dell'art. 32 GDPR. In particolare:
- tutto il traffico viaggia su connessione cifrata HTTPS, con reindirizzamento forzato e cookie di sessione trasmessi solo su canale sicuro;
- le password sono conservate esclusivamente come impronta non reversibile (algoritmo bcrypt per tutte le password create o modificate a partire dal 2025; e' in corso la sostituzione progressiva delle impronte storiche generate con algoritmi piu' datati, che avviene automaticamente al primo accesso successivo);
- e' disponibile l'autenticazione a due fattori, che raccomandiamo di attivare;
- i dati di ogni studio sono separati logicamente da quelli di ogni altro studio: ogni interrogazione e' vincolata all'identificativo dello studio dell'utente autenticato;
- l'accesso alle funzioni e' regolato da ruoli e permessi differenziati;
- i documenti caricati sono archiviati al di fuori delle cartelle raggiungibili dal web e sono accessibili solo attraverso controlli applicativi;
- accessi, tentativi di accesso falliti e operazioni rilevanti sono registrati in appositi giornali, usati per rilevare abusi e ricostruire eventuali incidenti;
- l'indirizzo email indicato in fase di registrazione deve essere confermato prima che l'account diventi operativo.
Nessuna misura di sicurezza puo' dirsi assoluta. I limiti della responsabilita' del Titolare, e gli obblighi che restano in capo a te, sono descritti negli articoli 8 e 9 dei Termini di servizio: ti chiediamo di leggerli, perche' stabiliscono che devi conservare una copia autonoma dei dati del tuo studio.
8. Violazioni dei dati personali
In caso di violazione dei dati personali che comporti un rischio per i diritti e le liberta' delle persone, il Titolare provvede alla notifica al Garante per la protezione dei dati personali entro 72 ore dal momento in cui ne viene a conoscenza, ai sensi dell'art. 33 GDPR, e informa senza ingiustificato ritardo gli utenti interessati quando il rischio e' elevato, ai sensi dell'art. 34 GDPR. Quando la violazione riguarda dati trattati per conto di uno studio, il Titolare ne informa lo studio senza ingiustificato ritardo, fornendo gli elementi che gli servono per i propri adempimenti.
9. I tuoi diritti
Nei limiti previsti dagli artt. 15-22 GDPR hai diritto di:
- ottenere conferma dell'esistenza di un trattamento e accedere ai tuoi dati (art. 15);
- chiederne la rettifica (art. 16) o la cancellazione (art. 17);
- chiederne la limitazione (art. 18);
- riceverli in formato strutturato e di uso comune e trasmetterli a un altro titolare (art. 20);
- opporti al trattamento fondato sul legittimo interesse (art. 21), comprese le comunicazioni informative;
- revocare in ogni momento il consenso prestato per le integrazioni facoltative, senza che cio' pregiudichi la liceita' del trattamento svolto in precedenza.
Le richieste vanno inviate a support@lexcloud.it e ricevono riscontro entro un mese, prorogabile di due mesi per richieste particolarmente complesse (art. 12 GDPR).
Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma — www.garanteprivacy.it) o di rivolgerti all'autorita' giudiziaria.
10. Chiusura dell'account e cancellazione
Puoi chiedere in ogni momento la chiusura dell'account scrivendo al contatto indicato al punto 1. Prima di procedere ti invitiamo a esportare i dati del tuo studio: la chiusura comporta la cessazione dell'accesso. I dati vengono cancellati o resi anonimi entro 30 giorni dalla richiesta, fatta eccezione per cio' che il Titolare deve o puo' legittimamente conservare piu' a lungo (giornali di sicurezza, adempimenti di legge, difesa di un proprio diritto in giudizio) e per le copie contenute nelle procedure di salvataggio, che vengono meno con la loro ordinaria rotazione.
11. Cookie
LexCloud utilizza esclusivamente cookie tecnici, necessari al funzionamento del servizio, e non impiega cookie di profilazione ne' strumenti di analisi di terze parti. Il dettaglio e' nella Cookie policy.
12. Modifiche a questa informativa
Il Titolare puo' aggiornare la presente informativa. Le modifiche sostanziali vengono comunicate via email o con un avviso all'interno dell'applicazione con almeno 15 giorni di preavviso. La versione in vigore e' sempre quella pubblicata su questa pagina, con la data indicata in testa.
Per qualsiasi richiesta relativa a questo documento o all'esercizio dei tuoi diritti: support@lexcloud.it.